Пятница, Февраль 3, 2023

  /  Погода в Абакане

Главная > Газета > Можно ли управлять временем? С системой Time management – можно!

Можно ли управлять временем? С системой Time management – можно!

«Все, с понедельника начинаю новую жизнь», не получилось с очередного понедельника – «ну вот с нового года точно начну». Сколько из наших «планов-мечт» из года в год переписываются в ежедневники и не выполняются? Почему так получается и что с этим делать, как грамотно и эффективно распорядиться нашим главным ресурсом – временем? Помочь разобраться в этом непростом, но очень важном для каждого из нас вопросе, «Абакан» попросил доцента кафедры экономики ХГУ им. Н.Ф. Катанова, кандидата экономических наук Дмитрия МАМОНТОВА.

На протяжении более чем двадцати лет Дмитрий Мамонтов успешно применяет систему Time management, благодаря чему у преподавателя получается максимально эффективно использовать рабочее время и грамотно организовать отдых, чтобы были силы и энергия на новые профессиональные свершения.

Системой Time management Дмитрий Анатольевич заинтересовался, когда занимался административной работой. В свое время мой собеседник работал заведующим кафедрой, был директором института экономики и управления, начальником одного из управлений университета. Часто приходилось сталкиваться с катастрофической нехваткой времени: за ограниченный период требовалось решить множество самых разных задач. Для повышения личной эффективности Дмитрий Мамонтов начал изучать специальную литературу и заниматься на тренингах – так, со временем выработал оптимальную для себя систему Time management. Вообще, по словам преподавателя, дать какой-то один универсальный совет, как эффективно «управлять своим временем» (именно так буквально переводится с английского Time management) невозможно, так как многое зависит от самого человека, от специфики профессии. Однако, какие-то базовые методы обозначить можно.

Дмитрий Анатольевич, изучать «горы» литературы и различные тренинги по Time management не у всех есть то же самое время и профессиональные навыки. Поделитесь советами по грамотному и эффективному «управлению своим временем»?

В буквальном смысле управлять временем, конечно, невозможно, поскольку оно существует и протекает вне зависимости от нашего сознания. Но можно управлять собственной жизнью, наполняя ее смыслом и делая более успешной, эффективной, полезной, при этом реализовывать свои планы, ставить перед собой цели и постепенно их добиваться.

Начнем с менее масштабного – с планирования дня…

 – Перед тем как начать процесс планирования, нужно провести подготовительную работу. Каждый день записывайте, какие дела вы делаете в течение дня и в какое время. Ведем свой хронометраж для того, чтобы четко определить и выявить тенденцию неэффективной его растраты. Мы очень часто заблуждаемся и думаем, что тратим время одним способом, а на самом деле оно уходит совершенно на другие цели. Поэтому необходимо проанализировать список своих повседневных дел по различным категориям и понять, в каких из них вы живете, расходуя его бессмысленно. Это могут быть разговоры, различные коммуникации, игры, телевизор, телефон, Интернет и другое.

При построении личной системы Time management важно учитывать и физиологию: у каждого из нас в течение рабочего дня свои индивидуальные пики работоспособности, необходимо четко понимать, когда они происходят. И именно на это время следует планировать наиболее важные дела. Немаловажный фактор – правильное питание, это очень сильно влияет на вашу работоспособность.

Итак, день разбиваем на три полезных блока, между ними устанавливаем перерывы. До первого блока идут ритуалы, с которых вы начинаете свой день. Просыпаемся в строго определенное время, делаем зарядку или бегаем. А последний час – это ритуалы или церемонии отхода ко сну.. На время, в которое у меня отмечается пик производительности, я планирую важную работу. В другие временные промежутки можно запланировать текущие дела: совещания, коммуникации, чтение книг, научных статей, обучение и т.д.

Если кратко резюмировать, подстраиваем рабочий график на день под свои физиологические циклы, пики работоспособности?

Да, однако в большинстве случаев наша работа связана с другими людьми. Нужно постараться построить свой рабочий день таким образом, чтобы тебя «не дергали» по всяким пустякам. При переключении в течение дня между задачами съедается много времени и внутренней энергии. К примеру, я выделяю специальное, строго ограниченное время для рабочих звонков и проверки электронной почты и аккаунтов в соцсетях – они сегодня также нужны в работе. Полчаса в день на все рабочие телефонные звонки, причем я сразу оговариваю, что у меня лимит на разговор пять минут. В начале, возможно, мои собеседники, и обижались, но в настоящее время все относятся с пониманием, кроме того, экономится и их рабочее время. Выполнение однотипной работы в течение определенного времени не так утомительно, потому что не требует переключения с одной задачи на другую. 15-20 минут в день мне достаточно, чтобы проверить электронную почту и ответить на письма. Ежедневно в письменном виде подводим итог дня: что было сделано, составляем список не выполненных работ и обещаний как себе, так и другим людям. Позже, но не реже одного дня в неделю, я выделяю целый день на «зачистку хвостов», то есть доделываю то, что не успел из ранее запланированного.

С распорядком дня разобрались. Как быть с более масштабными планами: на какой период их лучше составлять? Есть люди, умеющие составлять и, главное, исполнять планы чуть ли не на всю жизнь….

В литературе по тайм-менеджменту часто говорится, помимо годового планирования, о необходимости составления планов на 3 года. Как правило, на такой период вы можете планировать какие-то крупные, затратные, как по финансам, так и по времени, проекты. К примеру, покупку нового автомобиля, смену работы, переезд в другой город. То есть вы должны понимать, куда будете двигаться в течение этих трех лет. Например, за это время вы успеете пройти программу профпереподготовки, чтобы сменить место работы.

Что касается менее масштабных планов. Составляем планы на год, далее распределяем задачи по выполнению этих стратегических планов по месяцам. В конце месяца нужно продумать планы на следующий, выстроить их по приоритетности. Затем план на месяц разбить на четыре недели. Каждое воскресение составлять план на наступающую неделю, с учетом корректировки планов предыдущей: что успел сделать, что по определенным причинам перенеслось на наступающую неделю, плюс много мелких текущих дел. Также в системе тайм-менеджмента важно планировать отдых. Хотя бы раз в месяц на выходные нужно уезжать в новое место, «сменить обстановку»: не обязательно далеко, можно в соседний город или на природу.

Есть еще один очень интересный инструмент работы над своим личностным развитием – колесо баланса. Этот инструмент позволяет выявить сильные и слабые стороны жизни человека, и направить фокус внимания на те, которые нуждаются в дополнительном влиянии. Этот метод предлагает использовать 8 сфер жизни для анализа: карьера, финансы, здоровье, друзья, семья, личностный рост, отдых, условия жизни – каждый человек выделяет свои сферы. Каждый день над одной из этих сфер нужно поработать, на выходные можно выбрать 2-3 сферы.

Многие в начале года прописывают для себя масштабные планы, в большинстве случаев достичь всех из них их редко кому удается. Почему так получается?

Есть люди «процессные» и «результатные». К сожалению, мало кто работает на результат, для большинства работающих людей их работа – процесс. То есть, для них главное, что работа длится с 8 до 17 часов, а каких они достигнут результатов, не так уж и важно. Чтобы был результат, нужно планировать, понимать, к чему ты идешь. Однако, сложность заключается в том, что контроль за исполнением своего личного плана ты осуществляешь сам. Поэтому на первых порах можно публично озвучить план и установить определенную «цену» неисполнения, то есть, если я не выполню, то обещаю, что сделаю то-то. У многих людей невыполнение планов вызывает чувство вины, вообще отбивает желание заниматься планированием. Однако, над составлением планов также следует работать. Проблема заключается в наших завышенных ожиданиях, зачастую мы преувеличиваем свои возможности. К примеру, составили план на день, а вечером с грустью видим, что и половину не сделали. То же самое происходит и с годовыми планами, поэтому важно составлять реальные рабочие планы, а по их достижению постепенно ставить более амбициозные цели. Посмотрите, если вы на один год запланируете себе выработать 10 новых полезных привычек, за три года таких привычек будет уже 30! Человек при этом изменится очень сильно!

Дмитрий Анатольевич, с точки зрения тайм-мендежмента, что такое прокрастинация? Просто красивое название лени?

Возможно, задача, решение которой вы все откладываете, результат, которого вам необходимо добиться – на самом деле не ваши, а навязаны извне (окружением, обществом и др.).

К примеру, привычка делать зарядку по утрам, также может быть навязанной извне, но ведь она полезная для каждого человека?

Бороться с собой тяжело. Еще один не очень приятный момент: не каждый человек способен самоорганизоваться. В таком случае можно попробовать поработать с «наставником», тренером, чтобы вам помогли внедрить эту полезную привычку. Вообще, совет может быть только один: просто бери и делай! Есть четыре ключевые привычки, которые нужно в себе постоянно тренировать. Первая из них – делать то, что сказали, вторая – завершать то, что начали делать, третья – все делать вовремя и, наконец, четвертая – быть доброжелательным и благодарным за то, что вы имеете. 

Ольга КАРАЧАКОВА


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Защита от спама *